فرهنگ سازي درون سازماني
قسمت پنجم /آداب جلسات اداري
معاونت فرهنگي -روابط عمومي
بيمارستان كوثر-بنيادقلب فارس
1. زمان‌بندی مناسب هنگام صحبت کردن
در جلسات اداری به اندازه‌ی کافی صحبت کنید. زیاد صحبت کردن یک شخص، حاضران دیگر را خسته و جلسه را کسل‌کننده می‌کند. ضمن اینکه احتمالاً افراد دیگر نیز میل به صحبت کردن راجع‌به نقطه‌نظرات خود دارند و ممکن است نداشتن زمان‌بندی مناسب یک سخنران، زمان صحبت کردن را از افراد دیگر هم بگیرد.
علاوه‌بر آن کم صحبت کردن نیز موضوع مهمی است. شما با صحبت کردن نشان می‌دهید راجع‌به موضوع جلسه دغدغه‌مند هستید، به آن اندیشیده‌اید و ایده‌هایی برای ارائه دارید.
بهترین راهکار، آماده کردن یک متن از پیش‌تهیه‌شده راجع‌به جلسه است. صحبت کردن بداهه تنها وقت جلسه را هدر می‌دهد.
جلسه. مربوط به درددل كردنهاو گلايه هاوصحبتهاي تكراري نيست. همچنين موضعگيري ومشكلات فردي وشخصي افراد باهم وغرض ورزي نيز نبايد وجودداشته باشد .جلسات بايد به نتيجه برسند.
2. ارائه دادن دستور جلسه
دادن یک دستورجلسه به اعضا توسط مسئول جلسه یا نمایش دادن آن در اتاق، به دادن یک دید کلی به حاضرین کمک می‌کند تا آنها بتوانند سخنان خود را طبقه‌بندی و زمان‌بندی کنند.
3. اعلام محدوده‌ی زمانی جلسه اداری
همان‌طور که ساعت شروع جلسه اعلام می‌شود، اطلاع دادن زمان پایان آن نیز اهمیت دارد. این کار نوعی احترام به زمان باارزش حاضرین محسوب شده و زمان‌بندی را برای سخنرانی امکان‌پذیرتر می‌کند.
4. صحبت صادقانه
شاید گمان کنید صحبت صادقانه در زمان‌بندی جلسات اداری اثری ندارد. اما با زدن حرف‌هایی که صحت آماری و منطقی دارند، میزان مشاجره را کاهش داده و در زمان صرفه‌‌جویی می‌کنید.ولي امارهابايد تحليلشده ومنطقي باشند
5. آداب معاشرت
معرفی حاضرین به یکدیگر
اگر رهبر جلسه، دارای سمتی خاص یا فردی هستید که بیشتر اعضای حاضر را میشناسد، بهتر است آنان را با ذکر نام و سمت و جایگاه به یکدیگر معرفی کنید. این کار را با معرفی فردی که بالاترین جایگاه شغلی آن جلسه را دارد آغاز کنید.
6. آداب مربوط به تلفن همراه
بدیهی است که باید در جلسات اداری، تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهید. اگر نویز تلفن شما در ابزار پخش خللی ایجاد می‌کند، آن را خاموش کنید یا در حالت پرواز قرار دهید. ضمن آنکه گذاشتن تلفن همراه روی میز جلسه و به‌طور کلی در معرض دید سایرین کار پسندیدهای نیست.
کار کردن با تلفن همراه حین برگزاری جلسه از بدترین کارهایی است که فرد حاضر می‌تواند انجام دهد؛ اگر تماس یا پیامی ضروری دارید، با توجه به شرایط جلسه با عذرخواهی و کسب اجازه این کار را بیرون از محیط جلسه انجام دهید.
7. آداب خوردن و آشامیدن
حتی اگر جلوی شما خوراکی‌های مختلف بود، بهتر است تنها به خوردن نوشیدنی اکتفا کنید و از خوردن میوه، کیک و ... خودداری کنید.
8. برقراری ارتباط چشمی
سعی کنید هنگام صحبت کردن سخنران در جلسه اداری به او نگاه کنید. حتی اگر چشم اون مدام به شما نباشد، برقراری ارتباط چشمی از مهم‌ترین اصول حفظ ادب است.
زمانی هم که شما سخنران هستید سعی کنید با نگاهتان به همه‌ی حاضرین توجه کنید و به یک نقطه یا یک فرد خیره نشوید.
9. کنار گداشتن عادات عصبی
تکان دادن پا و دست، زدن خودکار روی میز، سرخودكاربازی کردن با چیزی در دست و اعمال این‌چنینی باعث اذیت شدن دیگران و زیر سؤال رفتن پرستیژ شما در جلسات اداری می‌شود.
10. اجازه گرفتن برای ضبط
اگر صحبت‌های یک جلسه نیاز به ضبط شدن دارند، یا نیاز است در طول جلسه فیلم‌برداری یا عکس‌برداری شود، بهتر است از پیش، از اعضای جلسه کسب اجازه کنید.
11. انتخاب جای مناسب صندلی
اگر به هر دلیلی نیاز است که در طول جلسه اداری، از اتاق خارج شوید، صندلی‌ای نزدیک به در خروجی برای نشستن انتخاب کنید و اگر در رسیدن تأخیر کردید، روی نزدیک‌ترین صندلی بنشینید؛ تا عبور شما از جلوی دیگران باعث بی‌احترامی و برهم خوردن نظم جلسه نشود.
12. انجام ندادن حرکات نامتعارف
پاک کردن عرق پیشانی و تمیز کردن اجزای صورت با دست کار فردی با آداب معاشرت قوی نیست. می‌توانید این کار را با دستمال و دور از چشم دیگران انجام دهید.
سركشيدن اب وچاي وقهوه صدادار ياحين صحبت
باد زدن مداوم خودتان با چیزی که در دست دارید زیبا نیست. اگر فضا گرم بود از مسئولی درخواست کنید به برای خنک شدن فضا کاری کند یا از جلسه بیرون بروید و به دست و صورتتان آب بزنید.
چگونگی صحبت و گفتگو
13. صحبت واضح و رسا
وقتی نوبت به سخنرانی شما رسید، باید با صدایی که نه بلند است و نه آرام و سرعتی که نه سریع است و نه آهسته، صحبت کنید. میزان وضوح و رسایی کلام شما نیز اهمیت بسیاری دارد. اگر حضار متوجه سخنان شما نشوند، ممکن است برای فهمیدن حرفتان از شخص دیگری کمک بگیرند و این موضوع نظم جلسه را به‌هم می‌ریزد.
ضمن آنکه درست سخن گفتن گیرایی بیشتری دارد و حواس مخاطبان را معطوف به جلسه می‌کند.
14. قطع نکردن صحبت دیگران
اگر به سخنرانی کسی اعتراضی دارید، برایتان پرسشی پیش آمده یا می‌خواهید نکته‌ای بگویید، اجازه بدهید صحبت سخنران به پایان برسد و بعد با کسب اجازه حرفتان را بزنید. قطع کردن سخن دیگران حتی اگر میان یک مشاجره باشد، کار ناپسندی است و شأن شما را زیر سؤال می‌برد.
15. وقت‌شناسی برای حرف زدن
سؤالات و اعتراضات خود را بلافاصله پس از آمدن به ذهنتان بیان نکنید. اجازه بدهید تا توضیحات بیشتری داده شود؛ شاید قانع شدید.
16. درِ گوشی حرف نزدن
در گوشی حرف زدن، حتی اگر در رابطه با موضوعی مهم یا مرتبط با جلسه باشد، درست نیست؛ این کار به تمام کسانی که شما را در حال این کار می‌بینند حسی منفی می‌دهد.
17. آداب مربوط به پوشش
پوشیدن لباس آراسته و مناسب
پوشیدن لباس پاکیزه و اتوکشیده دو اصل بدیهی برای حضور در یک جلسه کاری است. لباسی بپوشید که سایز آن برایتان مناسب باشد؛ گشاد بودن و تنگ بودن لباس، هردو شما را ناآراسته نشان می‌دهند. ضمناً لباسی بپوشید که در آن احساس راحتی و خوشایند داشته باشید. علاوه‌بر آن باید در نظر بگیرید که لباسی بپوشید که استایل و حتی رنگ آن با نوع جلسه‌تان همخوانی داشته باشد. همیشه کت‌و‌شلوار بهترین انتخاب برای رفتن به جلسات اداری نیست. گاهی ایجاب می‌کند لباسی غیررسمی بپوشید.
توجه داشته باشید که آراستگی شما به‌غیر از آنکه شخصیت شما را نشان می‌دهد، احترام به جلسه و سایرین نیز هست.
نکاتی که باید بدانید
اگر کیف یا سررسید دارید، آن را در دست چپ نگاه دارید تا دست راستتان برای دست دادن آزاد باشد.
آقایان هنگام راه رفتن باید دکمه‌ی بالای کتشان ببندند و زمان نشستن آن را باز کنند.
خانم‌ها میزان آرایش و پوششی مناسب با نوع جلسه انتخاب کنند.
مسواک بزنید و از خوشبوکننده‌ی دهان استفاده کنید.
عطرهای ملایم استفاده به خود بزنید.
١٦/آداب مربوط به نشستن
صاف نشستن
با کمر صاف بنشینید. خمیده نشستن، شما را خجالتی و بدون اعتماد‌به‌نفس نشان می‌دهد؛ ضمن آنکه به نظر می‌رسد از جلسه خسته شده‌اید. اگر اضافه‌وزن دارید مراقب باشید در زمان نشستن شکمتان بیرون نیفتد.
١٧/مدیریت اعضای بدن
در جلسات اداری سر و گردنتان را برای مدت زیاد پایین و بالا یا چپ و راست نگاه ندارید. سعی کنید سرتان به طرف سخنران باشد. مدام به اطراف نگاه نکنید؛ انجام دادن چنین کاری شما را به جلسه بی‌علاقه نشان می‌دهد. توجه کنید که گردن و کمر شما باید در یک راستا باشد.
ادامه دارد✅
