فرهنگ سازي درون سازماني
قسمت چهارم /آداب جلسات اداري
معاونت فرهنگي -روابط عمومي
بيمارستان كوثر-بنيادقلب فارس
رفتن به جلسات اداری آدابی دارد که رعایت کردن آن می‌تواند علاوه بر شأن و شخصیت شما بر جایگاه شغلی و اجتماعیتان نیز تأثیر بگذارد. رعايت اصول مهمتر از جلسات ونتايج جلسات مي تواند درپيشبرداهداف وروند كمك كند. رعایت این نکات به‌هیچ‌عنوان دشوار نیست. کافی‌ست این راهکارها را بدانید و به کار ببندید. آداب جلسه جزو مهم‌ترین آدابی‌ست که مدیران و کارمندان یک شرکت یا سازمان باید به آن واقف باشند.تأخير در شروع جلسه وعدم حضور به موقع اعضا جلسه از آفتهاي مهم جلسات اداري مي باشد به موقع حاضر شدن در جلسات اداري نشانه احترام به حقوق خود وديگران است اگر نميتوانيم به حقوق خود وديگران احترام بگذاريم بهتراست قبول ورفتن بع هر جلسه اي اين اصل مهم واساسي را در الويت قراردهيم وقت ديگران همان اندازه ارزش دارد كه وقت شما ارزشمنداست به حقوق يگديگر احترام بگذاريم اين اولين گام در موثر بودن جلسات اداري ست .
آداب شرکت در جلسات کاری:
نخستين موضوع،وقت‌شناسی در جلسات اداری
همه می‌دانیم یکی از مهم‌ترین نکات برای حضور در جلسات اداری وقت‌شناس بودن است. این عبارت فقط مربوط‌به به‌موقع حاضر شدن در جلسه نیست. بلکه فردی که در جلسه حضور دارد باید وقت انجام هر کاری را بداند و آن را در زمان مناسب انجام دهد. این موارد شامل این نکات است:
اولين موضوع
حضور به موقع در جلسه مي باشد
این نکته، از مهم‌ترین آداب جلسه است. به‌موقع در جلسه حاضر شدن نه‌تنها شخصیت و منش رفتاری شما را نشان می‌دهد، بلکه نشان‌دهنده‌ی اهمیت آن رویداد برای شما نیز هست. حتی دقایق کمی تأخیر کردن هم مهم است. شما با رسیدن در زمان دقیق نشان می‌دهید که سازمان، موضوعی که جلسه برای آن تشکیل شده و افراد حاضر دیگر در جلسه برای شما مهم هستند..
اگر نمی‌توانید سر موقع مشخص‌شده در جلسه حاضر شوید، این موضوع را از پیش اطلاع دهید. این اطلاع باید زودتر از نیم ساعت قبل از شروع جلسه باشد
ممکن است سخت‌گیرانه به نظر برسد اما حقیقت دارد و باید بیش از اینها بر آن تأکید شود. فرقی نمی‌کند به مهمانی شام، کنفرانس یا قهوه‌ی عصرانه دعوت شده باشید، وقت‌شناسی خصوصیات زیادی از شخصیت شما را برملا می‌کند.
. برای خیلی از افراد دیر رسیدن به جلسه‌ی کاری یا تمام نکردن پروژه‌ای در ضرب‌الاجل تعیین شده امری عادی است
دلیلی وجود دارد که برای جلسات زمان مشخص و برای کارها ضرب‌الاجل تعیین می‌کنیم. این کار به ما اجازه می‌دهد تا برای تلاش‌های‌مان برنامه ریزی کنیم، هدر رفتن زمان را به حداقل برسانیم و انتظارات‌مان را مشخص کنیم. تصور کنید که اگر همه آرام و بی‌خیال بودند چه پیش می‌آمد؟ مطمئنا تصورش سخت نیست
به نظر می‌رسد این در بین مردم تبدیل به یک اپیدمی شده که در چنین مواقعی خیلی ساده و با گفتن «ببخشید دیر شد»، «شرمنده، اشتباه شد» و «می‌دونید، پیش می‌آید دیگه» قضیه را به آرامی تمام کنند. در این مواقع معمولا پاسخی که انتظار شنیدنش را دارند این است: «اشکالی ندارد»، اما در حقیقت «اشکال دارد». مشکل اینجاست:
بی‌احترامی: وقت‌شناس بودن یعنی احترام گذاشتن. نشان می‌دهد که شما برای افراد دیگر ارزش قائل هستید. اگر به کسانی که در جلسه شرکت کرده‌اند احترام نمی‌گذارید، اصلا چرا می‌خواهید آنها را ملاقات کنید؟شايدفكر كنيد اينطورنيست يابراي توجيه دليل مختلف بياوريدولي واقعيت اين است كه هست
بی‌ملاحظگی: دیر رسیدنِ غیرعمد نشان می‌دهد زندگی دیگران برای شما اهمیتی ندارد. خیلی راحت، برای‌تان مهم نیست.
دست‌بالا گرفتن: دیر رسیدنِ عمدی به قدرت مربوط می‌شود. این کار یعنی می‌خواهید به فرد دیگر نشان دهید که آدم مهمی هستید و در رابطه خود را دست‌بالا می‌گیرید.
عدم اعتماد: وقتی به جلسه‌ای دیر می‌رسید یا کارتان را به موقع تحویل نمی‌دهید اعتبارتان زیر سؤال می‌رود. اگر نتوانند روی شما در وقت‌شناسی حساب کنند، چطور می‌توانند در مورد مسائل مهمتر به شما اعتماد کنند؟
زیان‌‌آوری: تصور کنید که ۵ نفر قرار است ساعت ۲ بعداز‌ظهر جلسه داشته باشند. وقتی شما ده دقیقه دیر می‌رسید، ۴۰ دقیقه از وقت دیگران را به هدر می‌دهید. فرض کنید پرداختی سازمان به این افراد ۲۰۰تومان در ساعت باشد. آیامبلغ از دست رفته را شما می‌پردازید؟ به هر‌حال یک نفر باید هزینه‌ی این ضرر را جبران کند.اين وقتي كه براي جلسه باشما اختصاص داده شده ميتوانست نباشد .
بی‌نظمی: اگر نتوانید از تقویم‌تان به درستی استفاده کنید، چطور می‌توانید به بقیه‌ی قسمت‌های زندگی‌تان سر‌و‌سامان دهید. دیر رسیدن به این معنی است که حساب‌وکتاب زندگی‌تان را ندارید.
پرمشغلگی: همه تمایل دارند پرمشغله بودن را به حساب مهم بودن بگذارند، اما یک فرد موفق می‌داند که پرمشغله بودن به معنای عدم توانایی در اولویت بندی کارها یا ناتوانی در «نه» گفتن است.
بی‌ثباتی: خیلی از افراد در آخرین لحظه تصمیم می‌گیرند از زیر بار کاری که متعهد شده بودند، شانه خالی کنند. واقعا کارشان خنده دار است.
خودبزرگ‌بینی: با اینکه خیلی از فراد از هشت سالگی به بعد این رفتار را ترک می‌کنند، اما هنوز هم خیلی‌ها هستند که خود را در مرکز کائنات می‌بینند. این موضوع جالبی نیست. به آن، سندروم دونالد ترامپ نیز می‌گویند.
وقتی تأخیر دارم، سعی می‌کنم با جزئیات دلیل دیر رسیدنم را توضیح دهم، از صمیم قلب عذزخواهی کنم، به افرادی که در انتظارم بودند اطمینان دهم که این موضوع برایم خیلی مهم است و دیگر هرگز تکرار نخواهد شد.وواقعاتكرارنكنيم .
اهمیت دادن به وقت‌شناسی به معنای استرس داشتن یا قضاوت کردن افراد نیست. در واقع کاملا برعکس، باعث می‌شود در زندگی‌مان و در میان دوستان یا همکاران‌مان، جای بیشتری برای افراد قابل اطمینان، باملاحظه و منطقی باز کنیم. تصور کنید اگر همه‌ی مردم کارهایی که بر عهده‌شان بود را به‌درستی انجام می‌دانند، دنیا چه مکان آرامش‌بخشی می‌شد. بهترین کار این است که از خودتان شروع کنید و شعاری که از کودکی به من آموخته‌اند را سرلوحه‌ی زندگی‌تان قرار دهید: «به موقع یعنی، ۵ دقیقه زودتر؛ سرِ وقت رسیدن، دیر است و دیر رسیدن قابل قبول نیست.»گام اول:ازهمين لحظه انتايم بودن راتمرين كنيم
ادامه دارد...
